Email lebih formal daripada chat dan sering dipakai untuk mengirim draf atau membuat janji resmi. Susunan yang rapi membuat dosenmu lebih mudah membalas. Kalau kamu biasanya menghubungi lewat WhatsApp, lihat juga cara chat dosen pembimbing.
Struktur dasar
- Subjek jelas: ringkas dan mengandung nama serta tujuan.
- Salam dan identitas: nama, NIM, prodi.
- Isi singkat: satu tujuan per email.
- Lampiran: sebutkan nama file.
- Penutup sopan: terima kasih dan nama lengkap.
Contoh subjek: Bimbingan Skripsi – Budi Santoso (NIM 2012345) – Draf Bab 2
Template 1: meminta jadwal bimbingan
Subjek: Permohonan Jadwal Bimbingan Skripsi – [Nama] (NIM)
Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Selamat pagi. Saya [Nama], mahasiswa [Prodi] angkatan [tahun], bimbingan skripsi Bapak/Ibu. Saya ingin mengajukan jadwal bimbingan untuk membahas [topik singkat]. Apakah Bapak/Ibu berkenan memberikan waktu pada [opsi 1] atau [opsi 2]? Saya menyesuaikan jadwal Bapak/Ibu.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya, [Nama lengkap, NIM, nomor WhatsApp]
Template 2: mengirim draf
Subjek: Draf Bab [x] Skripsi – [Nama] (NIM)
Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Bersama email ini saya lampirkan draf Bab [x] dengan nama file "[Nama_Bab-x_v1.docx]". Pada versi ini saya sudah memperbaiki [poin revisi sebelumnya]. Mohon masukan Bapak/Ibu, terutama pada [bagian yang ingin ditanyakan].
Terima kasih.
Hormat saya, [Nama]
Template 3: menindaklanjuti yang belum dibalas
Tunggu beberapa hari kerja, lalu kirim pengingat singkat:
Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Mohon izin menindaklanjuti email saya tanggal [tanggal] mengenai [isi singkat]. Bila ada kendala atau yang perlu saya lengkapi, mohon kabar dari Bapak/Ibu. Terima kasih.
Kalau tetap sulit, lihat dosen pembimbing susah dihubungi.
Template 4: menyampaikan keterlambatan
Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Mohon maaf, saya belum dapat mengirim revisi sesuai jadwal yang kita sepakati karena [alasan singkat dan jujur]. Saya berencana mengirimkannya pada [tanggal baru]. Terima kasih atas pengertian Bapak/Ibu.
Tips tambahan
- Gunakan email kampus bila tersedia.
- Beri nama file yang jelas dan sertakan versi.
- Jangan mengirim banyak email berturut-turut untuk hal yang sama.
- Simpan semua email sebagai catatan bimbingan.
Kesalahan yang sering terjadi
- Subjek kosong atau hanya "Skripsi".
- Menulis seperti pesan chat dengan singkatan berlebihan.
- Lampiran terlalu besar atau tidak disebut.
- Mengirim email larut malam dengan nada menuntut.
Pertanyaan yang sering muncul
Email atau WhatsApp? Ikuti kebiasaan dosenmu. Banyak dosen lebih suka email untuk dokumen dan WhatsApp untuk jadwal singkat.
Boleh pakai bahasa Inggris? Boleh bila dosen dan prodimu terbiasa, tetapi bahasa Indonesia yang sopan sudah cukup.
Ingin bimbinganmu lebih efektif?
Sebelum mengirim email, urai catatan revisi terakhir di Bantuan Revisi dan siapkan pertanyaan dengan bantuan Chat Owl, supaya agenda bimbinganmu jelas. Lihat fitur aplikasi.
